Perencanaan Kebutuhan Aset

PERENCANAAN KEBUTUHAN ASET

I.                Pendahuluan

            Perencanaan dan penganggaran diatur dalam Pasal 3 ayat 2 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/BMD) dan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No. 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah.

                   Perencanaan merupakan bagian dari fungsi manajemen dan dapat diilustrasikan dalam gambar berikut.

Gambar 1 Perencanaan dalam Fungsi Manajemen

(Sumber: Sugiama, 2019)

        

II.              Pengertian Perencannaan Kebutuhan Aset

                  Menurut Sugiama (2013) “Perencanaan kebutuhan aset merupakan rangkaian kegiatan untuk menentukan tujuan yang harus dicapai, memformulasikan strategi, menentukan dan memperhitungkan berbagai faktor yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, dan menerapkan semua langkah untuk memperoleh aset yang diperlukan”. Perencanaan kebutuhan aset tidak lain upaya untuk menentukan aset yang perlu disediakan, guna memenuhi kepentingan operasi agar berjalan efektif, efisien, dan aset bernilai tinggi selama umur aset bersangkutan, serta memilih cara terbaik untuk mencapainya. Rangkaian aktivitas dalam perencanaan KEBUTUHAN ASET meliputi:

           1.    Mendefinisikan tujuan akhir (defining goals) 

           2.    Menetapkan strategi (establishing strategy), dan

           3.   Mengembangkan rencana ke dalam rangkaian aktivitas yang terkoordinasi (developing       plans to coordinate activities)

III.            Tujuan Perencanaan Kebutuhan Aset

                 Sugiama (2013) menjelaskan “tujuan perencanaan kebutuhan aset untuk memperjelas arah dalam pengadaan aset, memastikan agar operasi aset dapat dilakukan sesuai kebutuhan, menyediakan aset yang berfungsi secara efektif dan efisien, dan memilih cara paling tepat untuk menyediakan aset tersebut”.

IV.            Proses Perencanaan Kebutuhan Aset

              Sugiama (2019) menjelaskan "setiap pengadaan kebutuhan aset harus didasarkan pada rencana induk tau master plan institusi bersangkutan".

Gambar 2 Langkah Konseptualisasi Penyusunan Renstra (Rencana Strategis)

(Sumber: Sugiama, 2013)

Gambar 3 Siklus Besar Perencanaan Pengadaan Aset

(Sumber: Sugiama, 2019)

Gambar 4 Kerangka Kerja Manajemen dalam Hubungannya dengan

 Proses Asset Management Plan

(Sumber: EPA, 2015:16 dalam Sugiama, 2019)

Gambar 5 Proses Umum Perencanaan Kebutuhan Aset

(Sumber: Sugiama, 2013)

Gambar 5 Road Map Penyiapan Asset Management Plan

(Sumber: Adelaide City Council, 2008:5 dalam Sugiama, 2019)

Gambar 6 Proses Perencanaan Kebutuhan Aset Baru

(Sumber: Sugiama, 2019)

Gambar 7 Perencanaan Komprehensif Infrastruktur Kota

(Sumber: Bishoff, 2009:2 dalam Sugiama, 2019)

Inventarisasi dan Legal Aset

INVENTARISASI DAN ASPEK LEGAL ASET

I.            Inventarisasi Aset

     Menurut Sugiama (2013:173) "Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu". Inventarisasi aset dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimiliki, dikuasai sebuah organisasi perusahaan atau instansi pemerintah. Seluruh aset perlu diinventarisasi baik yang diperoleh berdasarkan beban dana sendiri (investasi), hibah ataupun dari cara lainnya.

       Inventarisasi aset dimaksudkan untuk menghimpun data dan informasi semua aset disebuah organisasi, sehingga memiliki database yang lengkap dan akurat untuk aset tersebut. Tugas inventarisasi aset meliputi 1) Pendataan, 2) pencatatan, dan 3) pelaporan hasil pendataan. Adapun tujuan utama inventarisasi aset untuk: 1) menciptakan tertib administrasi, 2) pengamanan aset, 3) pengendalian dan pengawasan aset. Inventarisasi aset bagi organisasi memiliki banyak manfaat diantaranya (2013:175):

1.     Dimilikinya database kualitas dan kuantitas seluruh aset

2.     Dapat diketahuinya penggunaan dan pemanfaatan aset

3.     Memudahkan dalam pemantauan dan pengendalian pemakaian aset

4.     Membantu pihak terkait lainnya dalam pengelolaan aset misal untuk operasi dan                  pemeliharaan aset

5.     Meningkatkan keamanan fisik dan keamanan aspek legal aset.

Gambar 1 Pengamanan Aset

(Sumber: Sugiama, 2017)

II.         Aspek Legal Aset

     Legal audit aset atau uji tuntas hukum adalah pemeriksaan (audit) untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan menyeluruh terutama mengenai status kepemilikan, system dan prosedur penguasaan (penggunaan dan pemanfaatan), pengalihan aset, mengidentifikasi kemungkinan terjadinya berbagai permasalahan hukum, serta mencari solusi atas masalah hukum tersebut (Sugiama, 2013:187).

      Tujuan legal audit terutama untuk menjamin semua pihak dalam organisasi dapat mengelola aset secara tepat dan memenuhi tuntutan aspek hukum. Manfaat legal audit aset antara lain a) dapat meminimalisasi resiko-resiko hukum, b) dapat mengoptimalkan aset (misal untuk penggunaan dan pemanfaatan aset), c) mengidentifikasi sedini mungkin permasalahan yang mungkin terjadi, dan e shik) menyelesaikan beragam masalah yang timbul menyangkut aspek hukum. Adapun hasil legal audit teutama digunakan untuk: a) validasi pengabsyahan dari hasil inventarisasi, b) bahan untuk tindak lanjut dalam: penilaian aset, operasi aset, pemeliharaan aset, rejuvenasi aset atau renew maupun penghapusan aset serta pengalihan aset (Sugiama, 2013:189)

Pengoperasian Aset

SISTEM PENGOPERASIAN ASET

I.    Pengertian Sistem Pengoperasian Aset

       Berdasarkan perspektif operasi sebuah aset, operasi dapat didefinisikan sebagai sebuah proses atau serangkaian kegiatan yang secara khusus terdiri dari langkah-langkah mendasar dalam sebuah pekerjaan atau kumpulan pekerjaan untuk memfungsikan/memakai asset bersangkutan. Atau operasi adalah serangkaian tugas atau pekerjaan yang mencakup satu atau beberapa elemen atau sub tugas yang harus dilaksanakan di sebuah tempat atau lokasi (Sugiama, 2013:224). Definisi sistem operasi aset “Adalah serangkaian kegiatan (proses) untuk menggunakan dan/atau memanfaatkan aset  berwujud dan tidak berwujud berdasarkan fungsinya dalam aktivitas produktif secara efektif dan efisien “(Sugiama, 2019). Strategic Asset Management (SAM) adalah suatu model yang ditujukan untuk mengekstraksi nilai dari seluruh aset berwujud dan tidak berwujud yang digunakan serta dimanfaatkan dalam proses produksi/layanan guna menciptakan keunggulan bersaing.

       Menurut Sugiama (2013), pemakaian asset dapat mencakup dua macam yakni “penggunaan” dan “pemanfaatan”. Penggunaan adalah pemakaian untuk kepentingan utama organisasi bersangkutan sesuai tugas dan fungsinya, sedangkan pemanfaatan adalah pemakaian untuk sisa kapasitas yang masih tersedia diluar penggunaan. Berdasarkan prinsipnya, setiap pemakaian asset harus diupayakan agar dapat dioperasikan dengan berjalan lancer, efektif dan efisien.

Gambar 1 Operation as A System

(Sumber: Sugiama, 2019)

Factors of production:

1.     Natural resources à such as land, forests, minerals, & water

2.     Human resources à anyone who works to produce goods or services

3.     Capital à resources that a business needs to produce goods or service. Capital examples: money, tool, computers, equipment, building

4.     Entrepreneurs à people who are innovative and willing to take risk to create and operate new business

5.     Knowledge à the collective intelligence of an organization

(Sumber: Sugiama, 2019) 

Gambar 2 Relation of Operation to its Environment

(Sumber: Sugiama, 2019)

Gambar 3 New Strategis In Operations

(Sumber: Sugiama, 2019)

1. Time base competitions, bersaing berdasarkan waktu (serba cepat)

2. Agile manufacturing, kecerdasan merekayasa (serba cerdas) 

3. Cost reduction strategies, serba efisien

4. Mass customization, mampu melayani tuntutan konsumen yang serba berubah-ubah

5. Environmental concern, produk ramah lingkungan (serba sehat)

Gambar 4 Three Dimension of Strategic Asset Management

(Sumber: Brickman, 1999:12 dalam Sugiama, 2019)

Gambar 5 Model Hipotetik Strategi dan Kontribusinya pada Kinerja

Pengelolaan Aset serta Tingkat Keunggulan Bersaing

(Sumber: Sugiama, 2013)

Gambar 6 Integrated Strategic Asset Management (ISAM) Framework

(Sumber: Brown, 2012:8 dalam Sugiama, 2019)

Gambar 7 Implikasi Pengelolaan Aset

(Sumber: Sugiama, 2019)

II.  Pengelolaah Aset Pemerintah Daerah
      Menurut Sugiama dalam paparan materi perkuliahan Pengantar Manajemen Aset Tahun 2019, acuan normatif pengelolaan aset pemerintah daerah antara lain:
1. Pengelolaan BMN/D PP RI No. 6/2006
2. PMK 96/2007
3. PMK No. 97/2007
4. Permendagri No. 17/2007
5. Permendagri 4/1979
6. Kepmendagri No. 020-595
7. Permendagri No. 7/1997
8. Kepmendagri N0. 32/1998
     Azas pengelolaan Barang milik Daerah (MBD):
1. fungsional
2. kepastian hukum, 
3. transparansi dan keterbukaan,
4. efisiensi,
5. akuntabilitas, dan 
6. kepastian nilai.
     Sugiama (2019), menjelaskan prinsip-prinsip pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Daerah, antara lain:
1. efisien, pengeluaran sumberdaya serendah mungkin
2. efektif, penggunaan sesuai tujuan
3. fleksibel, dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang membutuhkan
4. optimal, memberikan daya guna yang maksimal.
     Siklus pengelolaan aset pemerinta daerah dapat digambarkan sebagi berikut.

Gambar 8 Siklus Pengelolaan Aset Pemda

(Sumber: Sugiama, 2019)

Gambar 9 Pengelompokan Aset Pemda

(Sumber: Sugiama, 2019)

HBU Analysis

THE HIGHEST AND BEST USE ANALYSIS

I. Pendahuluan

    Menurut Sugiama (2019), jika sebuah perusahaan pengembang memilki rencana mengoptimisasi aset lahan kosong yang berlokasi di pusat kota, maka perusahaan tersebut membandingkan secara kritis berbagai pilihan yang paling menguntungkan. Perlu dilakukan analisis optimasi aset dan analisis HBU (The Highest and Best Use Analysis).

II. Pengertian The Highest and Best Use Analysis

    Menurut Sugiama (2013),  "The Highest and Best Use Analysis adalah sebuah alat yang ditujukan untuk mengukur derajat potensi penggunaan dan pemanfaatan aset yang tertiggi dan terbaik didalamnya meliputi 1) analisis aspek legal aset, 2) analisis fisikal aset, 3) analisis aspek pemasaran, 4) analisis finansial, dan 5) analisis tingkat produktivitas pemakaian aset bersangkutan". Tujuan analisis HBU digunakan untuk mengetahui pengembangan penggunaannya tertinggi dan terbaik. Analisis HBU dapat digunakan untuk:

1. objek yang belum dibangun (misal tanah kosong)

2. objek yang sudah dikembangkan (misal lahan yang sudah dibangun)

    Analisis HBU dilakukan oleh penilai untuk menggambarkan estimasi nilai properti, baik lahan, bangunan atau objek lain yang melekat diatasnya. Teori dan konsep dasar HBU:

1. Aspek legal aset

2. Aspek fisikal aset

3. Aspek pemasaran

4. Aspek finansial aset

5. Aspek produktivitas maksimum aset

     Ada lima aspek dalam HBU :

1.  Aspek legal

2. Aspek fisik

3. Aspek pemasaran

4. Aspek keuangan

5. Aspek produktivitas maksimum.

     Proses analisis HBU dapat dilihat dalam gambar berikut.

Gambar 1 Proses Umum HBU Analysis (Sugiama, 2013)

Gambar2 Proses Umum HBU_Plus Analysis (Sugiama, 2013

     Lebih lanjut Sugiama (2013), menerangkan bebrapa hal yang perlu di perhatikan dalam menganalisis aspek-aspek dalam HBU Analysis, yaitu :

1.   Analisis Aspek Hukum

A.  Menganalisis pemenuhan aspek legal/hukum aset ybs. Misal utk lahan surat bukti kepemilikan areal tanahnya:

 Sertifikat Hak Penguasaan

 Sertifikat atau surat-surat tanah hak lainnya

 Surat-surat bukti pembebasan tanah berikut surat tanah sebelum dibebaskan

 Surat-surat tanah yang bermasalah

 Berita acara pengesahan tanah dan surat-surat perjanjian penyerahan penggunaan bidang-bidang tanah kepada pihak ketiga (instansi pemerintah, lembaga non departemen dan perusahaan swasta)

 Surat-surat perjanjian dan pengembangan tanah dengan pihak ketiga (BOT, disewakan dll)

B.  Mempelajari dan mengadakan pemeriksaan peta-peta rincian dari masing-masing areal tanah kawasan, meliputi batas-batas areal tanah melalui plotting, gambar situasi atau surat-surat ukur setiap bidang tanah serta bidang-bidang tanah yang bermasalah pada areal bersangkutan

C.  Mempelajari status tanah yang tersedia, peruntukkan tanahnya sekarang dan peruntukkan tanahnya menurut regulasi tata ruang

D.  Mempelajari pemasalahan hukum yang berlangsung atas tanahtanah yang bermasalah

E.  Analisis yuridis mengenai penyelesaian tanah-tanah bermasalah

F.   Tinjauan aspek hukum dalam penerapan estate management dalam rangka pengelolaan tanah pada areal kawasan.

2.   Analisis Aspek Fisik

Khusus untuk analisis asepk fisik lahan dan bangunan: sbb. Penilaian aspek fisik aset (tanah dan bangunan) adalah rangkaian identifikasi, analisis, dan interpretasi atas kondisi fisik tanah yang mempengaruhi pada nilai aset (lahan dan bangunan) sebagai OP.  Ilustrasi beberapa faktor penting untuk penilaian aspek fisik lahan antara lain:

1)  Bentang alam

2)  Bentuk lahan

3)  Kontur lahan

4)  Peruntukkan lahan

5)  Derajat eksploitasi lahan

6)  Jenis penggunaan/pemanfaatan

7)  Kandungan hara lahan.

3.   Analisis Aspek Pemasaran

A.  Menganalisis aspek pemasaran khususnya untuk memasuki kebutuhan pasar dan persaingan

B.  Beberapa variabel utama yang perlu dianalisis dalam aspek pemasaran:

Ø STP (segmenting-Targeting-Positioning)

Ø Marketing mix (bauran pemasaran)  

Utk manufaktur, marketing mix 4P 

Utk jasa, marketing mix 7P 

Utk pariwisata, marketing mix 8P

4.   Analisis Aspek Finansial

Hasil perhitungan kriteria investasi merupakan indikator dari modal yang diinvestasikan, yaitu perbandingan antara total benefit yang diterima dengan total biaya yang dikeluarkan dalam bentuk present value selama umur ekonomis.

ü Prakiraan benefit (cash in flows) dan prakiraan cost (Cash out flows) merupakan alat kontrol dalam pengendalian biaya untuk memudahkan dalam mencapai tujuan usaha/proyek.

ü Hasil perhitungan kriteria investasi dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan penanaman modal.

ü Kriteria investasi yang dapat digunakan: NPV, IRR, Net B/C, Gross B/C

ü Keputusan yang timbul dari hasil analisis: 

1.   menerima atau menolak, 

2.   memilih satu atau beberapa proyek, atau

3.   menetapkan skala prioritas dari proyek yang layak.

5.   Penilaian Aspek Produktivitas Maksimum

ü Produktivitas berarti perbandingan antara output dengan input, atau tingkat kemampuan aset tersebut menghasilkan penerimaan bagi organisasi/perusahaan yang dibandingkan dengan sejumlah korbanan yang dikeluarkan. 

ü Tingkat produktivitas tentu ada batas tertinggi yang dapat dicapai atas penggunaan aset bersangkutan, cerminan capaian tertinggi dari aset itulah yang disebut dengan produktivitas maksimum. 

ü Ada beberapa unsur dan kriteria yang perlu diperhitungkan dalam analisis aspek produktivitas maksimum di antaranya: a) Kecukupan modal, b) NPV positif dan terbesar, c) IRR positif dan terbesar, d) Pay back period paling cepat, d) Benefit and cost ratio atau B/C Ratio terbesar dan >1, e) ROI atau ROE terbesar dan >1, f) analisis kesesuaian dengan kelayakan fisik dan peraturan.

III. Beberapa Istilah Penting

       Ada beberapa istilah penting yang perlu diketahui, antara lain (Sugiama, 2019):

1. Optimasi Aset. Optimisasi aset adalah upaya untuk menjadikan aset agar memberikan pilihan paling tinggi dan paling baik dengan proses dan metode tertentu agar mencapai kesempurnaan, berfungsi penuh atau epektif.

Gambar 3 Optimization of Physical Asset Management Processes

(Sumber: Simflifikasi dari Carabtekniva 2016 dalam Sugiama, 2019)

2. Optimasi Aset. Optimasi aset adalah rangkaian kegiatan, tindakan, proses, atau cara-cara agar sebuah rancangan, sistem, atau keputusan yang telah ditentukan berfungsi sempurna, lengkap, atau efektif sesuai rencana atau harapan.

3. Aset Optimal. Aset optimal adalah aset yang dikelola dengan strategi dan cara paling baik atau terepektif

4. Aset Optimum. Aset optimum adalah aset yang dikelola telah mencapai tingkat atau jumlah tertentu dengan strategi dan cara paling baik atau terepektif.

5. Maksimum. Maksimum atau maximum berarti jumlah atau tingkat tertinggi yang memungkinkan dapat dicapai, atau the highest number or amount that is possible or allowed, sedangkan optimum capaian yang diraih hingga sumberdaya yang tersedia habis

6. Minimum. Minimum, berarti jumlah paling rendah yang dapat dicapai atau the lowest number or amount that is possible or allowed.

Gambar 4 Asset Management System yang ditujukan untuk Optimasi 

Penghantaran Kinerja Aset Fisik 

(Sumber: Fogel, 2016 dalam Sugiama, 2019).

Tabel 1

Bentuk-bentuk Infrastruktur Sosial , Ekonomi dan Lingkungan

                               Sumber: Sugiama, 2019

Gambar 5 The Maintenance Continous Improvement Loop

(Sumber: Campel, 2011:53 dalam Sugiama, 2019)

Daftar Pustaka

Sugiama, A. Gima. 2019. Kebutuhan Investasi dan Optimasi HBU. Prosiding Materi Mata Kuliah Pengantar Manajemen Aset. Politeknik Negeri Bandung.

Sugiama, A. Gima. 2019. Introduksi HBU. Prosiding Materi Mata Kuliah Pengantar Manajemen Aset. Politeknik Negeri Bandung.