Siklus Aset

SIKLUS MANAJEMEN ASET

     Menurut Sugiama (2013), secara umum alur mamelalui penajemen aset itu meliputi pengadaan aset hingga aset yang bersangkutan. Secara lengkap alurnya melewati tahapan sebagai berikut :

1.   Perencanaan kebutuhan aset

2.   Pengadaan aset

3.   Inventarisasi aset

4.   Legal audit aset

5.   Penilaian aset

6.   Pengoperasian dan pemeliharaan aset

7.   Pembaharuan/rejuvenasi aset

8.   Penghapusan aset

9.   Pengalihan melalui penjualan, penghibahan, penyertaan modal, atau pemusnahan aset.

                Secara lengkap siklus manajemen aset dapat digambarkan sebagai berikut.

Gambar Siklus Aset (Sumber : Sugiama, 2017)

A. Perencanaan Kebutuhan Aset

     Perencanaan kebutuhan aset merupakan tahap pertama dalam siklus aset. Menurut Sugiama (2013:161) perencanaan kebutuhan aset merupakan rangkaian kegiatan untuk menentukan tujuan yang harus dicapai, memformulasikan strategi, menentukan dan memperhitungkan berbagai faktor yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, dan menerapkan semua langkah untuk memperoleh aset yang diperlukan. Perencanaan kebutuhan aset tidak lain upaya untuk menentukan aset yang perlu disediakan, guna memenuhi kepentingan operasi agar berjalan efektif, efisien, dan aset bernilai tinggi selama umur aset bersangkutan, serta memilih cara terbaik untuk mencapainya. Rangkaian aktivitas dalam perencanaan kebutuhan aset meliputi:

1.    Mendefinisikan tujuan akhir (defining goals)

2.    Menetapkan strategi (establishing strategy), dan

3.    Mengembangkan rencana ke dalam rangkaian aktivitas yang terkoordinasi (developing plans to coordinate activities)

Tujuan perencanaan kebutuhan aset untuk memperjelas arah dalam pengadaan aset, memastikan agar operasi aset dapat dilakukan sesuai kebutuhan, menyediakan aset yang berfungsi secara efektif dan efisien, dan memilih cara paling tepat untuk menyediakan aset tersebut (Sugiama, 2013).

Gambar Proses Umum Perencanaan Kebutuhan Aset (Sumber : Sugiama, 2013)

B. Pengadaan Aset

     Menurut Sugiama (2019) pengadaan aset adalah serangkaian kegiatan untuk memperoleh atau mendapatkan aset, baik yang dilaksanakan sendiri secara langsung oleh pihak internal, maupun dari pihak luar sebagai mitra atau penyedia/pemasok aset bersangkutan. Manajemen pengadaan aset adalah upaya merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan seluruh rangkaian kegiatan dari awal hingga akhir untuk mendapatkan aset berupa barang atau jasa baik yang dipenuhi sendiri, maupun oleh pihak luar sebagai penyedia/pemasok secara efektif dan efisien.

       Tujuan manajemen pengadaan secara umum adalah untuk mendapatkan aset berupa barang atau jasa baik yang dipenuhi sendiri, maupun oleh pihak luar sebagai penyedia/pemasok secara efektif dan efisien (Sugiama, 2019).

Menurut Thai (2008) dalam Sugiama (2019) khususnya manajemen pengadaan aset publik, tujuan manajemen meliputi :

1. Public confidence yakni untuk menciptakan kepercayaan publik atas pengadaan bersangkutan. Berkenaan dengan hal tersebut, di dalamnya mencakup penerapan prinsip akuntabilitas, transparansi, equiti, dan prosesnya adil atau fair dealing.

2.   Efficiency and effectiveness: yakni untuk mewujudkan nilai uang tertinggi dalam pengadaan dan mencapai tingkat efisiensi tertinggi sehingga meraih outcome.

3.    Policy compliance and consistency: yaitu untuk melaksankan kebijakan dan sesuai tuntutan yang berkembang, misal kebijakan pengadaan berorientasi pada isu pelestarian lingkungan, perluasan kesempatan kerja bagi penduduk setempat, peningkatan pendapatan mayarakat miskin, dan lainnya.

     Sesuai dengan pasal 3 Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010, secara umum proses pengadaan barang/jasa dapat dilakukan melalui dua acara, yaitu :

1.    Swakelola

2.    Pemilihan penyedia barang dan jasa.

            Secara lengkap cara pengadaan barang/jasa disajikan dalam tabel berikut.

Tabel Cara Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan dengan Swakelola	Pengadaan yang dilaksanakan Penyedia Barang dan Jasa
	Br/Jasa Pemborongan	Jasa konsultasi
1.    Swakelola oleh pengguna barang/jasa 2.    Swakelola oleh instansi pemerintah lain 3.    Swakelola oleh kelompok masyarakat/LSM 4.    Penerima Hibah	1.    Pelelangan umum 2.    Pelelangan terbatas 3.    Pemeilihan langsung 4.    Penunjukan langsung	1.    Seleksi umum 2.    Seleksi terbats 3.    Seleksi langsung 4.    Penunjukan langsung

Sumber : Perpres No 54/2010 (dalam Sugiama, 2013).

       Siklus pengadaan aset secara lengkap disajikan dalam gambar berikut. 

Gambar Siklus Pengadaan Aset (Sumber : Sugiama, 2014)

     Menurut Sugiama (2013), guna menciptakan dan menjaga Good Governance an Clean Government, proses pengadaan harus melaksanakan prinsip-prinsip :

1.    Akuntabilitas dan pengelolaan sumber daya secara efisien

2.    Mewujudkannya dengan tindakan dan peraturan yang baik dan tidak berpihak (independen)

3.    Menjamin terjadinya interaksi ekonomi dan social antara pihak terkait (stakeholders) secara :

a.    Adil

b.    Transparan

c.    Professional

d.    Akuntabel..

       Ruang lingkup pengadaan aset terbagi menjadi dua, ruang lingkup pengadaan secara umum dan secara khusus. Menurut Sugiama (dalam paparan materi Kuliah Penghantar Manajemen Aset, 2019), ruang lingkup manajemen pengadaan atau procurement management mencakup:

1.    Perencanaan pengadaan

2.    Pelaksanaan pengadaan

3.    Pengendalian pengadaan.

      Sedangkan cecara khusus berdasarkan aktivitasnya, pengadaan barang atau jasa itu meliputi rangkaian kegiatan utama:

1)       perencanaan pembelian,

2)       analisis dan pemilihan standar kualitas barang/jasa,

3)       pengumpulan data dan informasi serta pemilihan pemasok,

4)       analisis nilai atau value analysis,

5)       pendanaan,

6)       negosiasi harga,

7)       menentukan dan memutuskan pilihan harga,

8)       melakukan pembelian,

9)       merancang dan melakukan kontrak pembelian,

10)    memperhitungkan pengendalian persediaan, dan

11)    mempertimbangkan hubungannya dengan kemungkinan

     Seiring dengan perkembangan teknologi, proses pengadaan dapat dilaksanakan secara elektronik. Menurut Sugiama (2013) Pengadaan secara elektronik atau e-procurement adalah sebuah sistem pengadaan aset yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi dan transaksi secara elektronik melalui fasilitas internet dan perangkat jaringan sistem informasi.  Secara umum pengadaan secara elektronik atau e-proc juga dapat didefiniskan sebuah sistem pembelian atau penjualan barang/jasa antara perusahaan dengan perusahaan, antara perusahaan dengan konsumen, atau antara perusahaan dengan pemerintah yang menggunakan internet dan perangkat jaringan sistem informasi. Berdasarkan definisi itulah, istilah e-proc juga dapat disebut supplier exchange.

    E-procurement dapat dijalankan dengan mengaplikasikan perangkat lunak (software) manajemen pasokan (supplier management) yang rumit. Generasi baru dari e-procurement dikenal dengan sebutan on demand atau software-as-a-service (SaaS), yakini perangkat lunak yang  memfasilitasi kompleksitas mulai dari penawaran hingga menutup transaksi bersangkutan. Sebuah e-procurement dirancang untuk menjamin kelancaran proses penghantaram nilai dalam sebuah transaksi pengadaan, untuk itu sebuah e-procurement mencakup unsur

1.    manajemen indent (Indent Management)

2.    pelelangan secara elektronik (eAuctioning)

3.    manjemen penjual/vendor (vendor management)

4. manajemen daftar spesifikasi barang, jenis barang dan harga barang (Catalogue Management)

5.    manjemen kontrak (Contract Mangement)

          E-procurement tujuannya sama dengan pengadaan secara tradisional yakni meliputi

1.  pencarian dan pembelian barang/jasa yang tepat,

2.  membeli dari pemasok yang tepat,

3.  pembelian pada waktu yang tepat,

4.  tempat pembelian yang tepat, dan

5.  pengadaan dalam jumlah yang tepat

          Pada e-procurement seluruh proses transaksi dilaksanakan secara elektronik. Untuk itu, e-procurement terutama mencakup: Request for Information, Request for Proposal, Request for Quotation. Sebuah e-procurement di suatu organisasi yang berskala besar umumnya telah menggunakan sebuah portal pengadaan. Portal pengadaan adalah pintu gerbang system informasi elektronik yang disediakan sebagai fasilitas transaksi pengadaan barang/jasa serta seluruh informasi yang berhubungan serta diperlukan untuk pengadaan barang/jasa bersangkutan (Sugiama, 2013).

C. Inventarisasi Aset

       Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan un tuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi aset dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimiliki, dikuasai sebuah organisasi perusahaan atau instansi pemerintah. Seluruh aset perlu diinventarisasi baik yang diperoleh berdasarkan beban dana sendiri (investasi), hibah ataupun dari cara lainnya (Sugiama, 2013:173).

        Menurut Sugiama (2013:175) inventarisasi aset dimaksudkan untuk menghimpun data dan informasi semua aset disebuah organisasi, sehingga memiliki database yang lengkap dan akurat untuk aset tersebut. Adapun tujuan utama inventarisasi aset untuk: 1) menciptakan tertib administrasi, 2) pengamanan aset, 3) pengendalian dan pengawasan aset. Inventarisasi asset bagi organisasi memiliki banyak manfaat diantaranya:

1.     Dimilikinya database kualitas dan kuantitas seluruh aset

2.     Dapat diketahuinya penggunaan dan pemanfaatan aset

3.     Memudahkan dalam pemantauan dan pengendalian pemakaian aset

4. Membantu pihak terkait lainnya dalam pengelolaan asset misal untuk operasi dan pemeliharaan asset

5.     Meningkatkan keamanan fisik dan keamanan aspek legal aset.

Gambar Contoh Inventarisasi Aset Satpel Pengembangan Industri Perkulitan Garut

(Sumber: Andri, 2019)

Gambar Contoh Inventarisasi Aset Puskesmas Sukamukti Garut
(Sumber: Andri, 2019)

D. Aspek Legal Aset

     Legal audit aset atau uji tuntas hukum adalah pemeriksaan (audit) untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan menyeluruh terutama mengenai status kepemilikan, sistem dan prosedur penguasaan (penggunaan dan pemanfaatan), pengalihan aset, mengidentifikasi kemungkinan terjadinya berbagai permasalahan hukum, serta mencari solusi atas masalah hukum tersebut (Sugiama, 2013:187).

      Tujuan legal audit terutama untuk menjamin semua pihak dalam organisasi dapat mengelola aset secara tepat dan memenuhi tuntutan aspek hukum. Manfaat legal audit aset antara lain a) dapat meminimalisasi resiko-resiko hukum, b) dapat mengoptimalkan aset (misal untuk penggunaan dan pemanfaatan aset), c) mengidentifikasi sedini mungkin permasalahan yang mungkin terjadi, dan e) menyelesaikan beragam masalah yang timbul menyangkut aspek hukum. Adapun hasil legal audit teutama digunakan untuk: a) validasi pengabsyahan dari hasil inventarisasi, b) bahan untuk tindak lanjut dalam: penilaian aset, operasi aset, pemeliharaan aset, rejuvenasi aset atau renew maupun penghapusan asset serta pengalihan aset (Sugiama, 2013:189).

Gambar Contoh Plang Nama sebagai Salah Satu Pemenuhan Aspek Legal Aset. 

(Sumber: Andri 2019)

E. Penilaian Aset

       Penilaian asset (assets appraisal) adalah proses kegiatan penilai dalam memberikan suatu estimasi dan pendapat atas nilai ekonomis suatu properti, baik harta berwujud (tangible assets) maupun harta tidak berwujud (intangible assets), berdasarkan hasil analisis terhadap fakta-fakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan teknik, metode dan prinsip-prinsip penilaian yang berlaku (Sugiama, 2013:200).

      Menurut Sugiama (2013) tujuan utama penilaian asset adalah mengetahui besarnya nilai sebuah objek penilaian pada suatu saat. Adapaun tujuan spesifiknya dan alasan penilaian asset sebagai berikut:

1.     Melengkapi aplikasi pinjaman

2.     Pengembangan dan rehabilitasi perusahaan

3.     Perusahaan yang akan melaksanakan penawaran saham atau go public

4.     Penutupan asuransi

5.     Mengatahui harga tebuka atau harga pasar

6.     Perusahaan yang akan melakukan penggabungan atau merger

7.     Perusahaan yang akan mengakuisisi perusahaan lain

8.     Pemindahan hak dari perusahaan satu ke lainnya

9.     Perusahaan yang akan dilikuidasi

10.  Penetapan Nilai Jual Objek Pajak (NJOP) PBB.

     

F. Pengoperasian Aset

     Menurut Sugiama (2013), pemakaian asset dapat mencakup dua macam yakni “penggunaan” dan “pemanfaatan”. Penggunaan adalah pemakaian untuk kepentingan utama organisasi bersangkutan sesuai tugas dan fungsinya, sedangkan pemanfaatan adalah pemakaian untuk sisa kapasitas yang masih tersedia diluar penggunaan. Berdasarkan prinsipnya, setiap pemakaian asset harus diupayakan agar dapat dioperasikan dengan berjalan lancer, efektif dan efisien.

   Berdasarkan perspektif operasi sebuah asset, operasi dapat didefinisikan sebagai sebuah proses atau serangkaian kegiatan yang secara khusus terdiri dari langkah-langkah mendasar dalam sebuah pekerjaan atau kumpulan pekerjaan untuk memfungsikan/memakai asset bersangkutan. Atau operasi adalah serangkaian tugas atau pekerjaan yang mencakup satu atau beberapa elemen atau sub tugas yang harus dilaksanakan di sebuah tempat atau lokasi (Sugiama, 2013:224).  

Gambar Contoh Pengoperasian Aset di Ruang Milling Satpel Pengembangan Industri Perkulitan Garut .

(Sumber: Andri, 2019)

Gambar Contoh Pengoperasian Aset di Ruang Rapat/Pelatihan Satpel Pengembangan Industri Perkulitan Garut 

(Sumber: Andri, 2019)

G. Pemeliharaan Aset

     Pemeliharaan aset adalah sebuah sistem yang mencakup kombinasi dari sekumpulan aktivitas yang dilengkapi oleh beragam sumber daya untuk menjamin agar asset yang bersangkutan dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan.  Atau pemeliharaan asset adalah sekumpulan aktivitas yang diorganisasikan untuk menjamin agar asset dapat dioperasikan dengan kondisi terbaik dengan biaya terrendah (Sugiama, 2013: 240).
          Menurut Dhuafa (1999) dalam Sugiama (2013:241) pemeliharaan itu perlu dirancang dalam sebuah sistem. Proses perencanaan membutuhkan berbagai input, sehingga perlu dari proses pemeliharaan itu akan diperoleh output. Agar proses pemeliharaan berjalan dengan efektif dan efisien, maka didalam pemeliharaan memerlukan beberapa sub sistem ........
      Proses pemeliharaan itu meliputi tiga (3) fungsi utama. Ketiga fungsi penting tersebut (Sugiama, 2013: 241):

1.   merencanakan serangkaian kegiatan atau planning activities,

2.   pengorganisasian kegiatan-kegiatan (organzing activities),

3.   pengendalian atau control aktivities.

Contoh Kegiatan Pemeliharaan Aset di Lingkungan Satpel Pengembangan Industri Perkulitan Garut

(Sumber : Andri, 2019)

F. Pembaharuan/Rejuvenasi Aset

      Pembaharuan dapat dikatakan sebagai peremajaan atau rejuvenation. Pengertian rejuvenasi menurut Sugiama (2013) berarti melakukan tindakan agar asset kembali sebagaimana semula atau “to restore to youthful vigor or appearance” atau “make young again”. Rejuvenasi juga dapat berarti menjadikan sebuah aset kembali menjadi baru atau “to restore to an original or new condition”. Rejuvenasi aset adalah membangun kembali aset agar memiliki fungsi kembali sebagaimana semula, bahkan mempertinggi fungsi dari aset tersebut.

G. Penghapusan dan Pengalihan Aset

    Menurut Sugiama (2013) aset yang telah tidak memungkinkan lagi direjuvenasi karena pertimbangan ekonomi dan fungsinya dapat dihapuskan atau disposal. Setalah dilakukan pengapusan asset, tahap berikutnya dapat melakukan tindak lanjut penuntasan melalui cara :

1.   menjual asset tersebut,

2.   menghibahkan

3.   melakukan penyertaan

4.  memusnahkan.

Lebih lanjut Sugiama menjelaskan setiap asset yang akan dihapuskan, perlu dilakukan penilaian asset bersangkutan terlebih dahulu sehingga dapat dicatat nilai dari asset bersangkutan.

     Pengalihan asset disebut juga pemindahtanganan asset. Pemindah tanganan ini berkaitan dan merupakan tindak lanjut dari penghapusan. Pemindah tangan asset adalah pengalihan kepemilikan asset dari suatu pihak kepada pihak lain sebagai tindak lanjut dari penghapusan dengan cara menjual asset, mempertukarkan asset, menghibahkannya atau disertakan sebagai modal pada pihak lain (Sugiama, 2013: 265).

Daftar Pustaka

Sugiama, A. Gima. 2013. Manajemen Aset Pariwisata: Pelayanan Berkualitas agar 
               Wisatawan Puas dan Loyal. Guardaya Intimarta. Bandung