Pengadaan Aset

PENGADAAN ASET

I.        Pengertian Manajemen Pengadaan Aset

     Menurut Sugiama (2013), “Pengadaan aset adalah serangkaian kegiatan untuk memperoleh atau mendapatkan aset, baik yang dilaksanakan sendiri secara langsung oleh pihak internal, maupun dari pihak luar sebagai mitra atau penyedia/pemasok aset bersangkutan”. Sedangkan Manajemen pengadaan aset adalah "upaya merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan seluruh rangkaian kegiatan dari awal hingga akhir untuk mendapatkan aset berupa barang atau jasa baik yang dipenuhi sendiri, maupun oleh pihak luar sebagai penyedia/pemasok secara epektif dan efisien". Tujuan manajemen pengadaan secara umum adalah untuk mendapatkan aset berupa barang atau jasa baik yang dipenuhi sendiri, maupun oleh pihak luar sebagai penyedia/pemasok secara epektif dan efisien.

     Khususnya manajemen pengadaan aset publik, tujuan manajemen pengadaan meliputi (Thai, 2008 dalam Sugiama, 2019):

1.  Public confidence yakni untuk menciptakan kepercayaan publik atas pengadaan bersangkutan. Berkenaan dengan hal tersebut, di dalamnya mencakup penerapan prinsip akuntabilitas, transparansi, equiti, dan prosesnya adil atau fair dealing.

2.  Efficiency and effectiveness: yakni untuk mewujudkan nilai uang tertinggi dalam pengadaan dan mencapai tingkat efisiensi tertinggi sehingga meraih outcome.

3. Policy compliance and consistency: yaitu untuk melaksankan kebijakan dan sesuai tuntutan yang berkembang, misal kebijakan pengadaan berorientasi pada isu pelestarian lingkungan, perluasan kesempatan kerja bagi penduduk setempat, peningkatan pendapatan mayarakat miskin, dan lainnya. 

Gambar 1 Dua Pihak dalam Transaksi Pengadaan Aset

(Sumber: Sugiama, 2019)

Gambar 2 Alternatif Cara Pengadaan Aset (Barang/Jasa)

(Sumber: Sugiama, 2019)

Ø      Secara komersial, barang adalah suatu benda  berwujud (tangible) bersifat langka yang dapat digunakan atau dimanfaatkan, dan memiliki nilai untuk diperdagangkan. 

Ø    Secara ekonomi, barang adalah suatu komoditi berwujud (tangible) yang dapat memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia, atau sesuatu benda berwujud apapun yang dicari orang untuk menggunakan atau memakainya dan perlu pengorbanan usaha untuk mendapatkannya. 

Ø    Jasa adalah sesuatu yang bersifat tidak berwujud (intangible) jenis aktivitas yang memiliki nilai ekonomi yang tidak dapat disimpan sebagai persediaan, dikonsumsi dan diproduksi pada saat bersamaan, dan memberikan nilai tambah

II.      Jenis dan Cara Pengadaan

          Sesuai dengan pasal 3 Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010, secara umum proses pengadaan barang/jasa dapat dilakukan melalui du acara, yaitu :

1.   Swakelola

2.   Pemilihan penyedia barang dan jasa.

Secara lengkap cara pengadaan barang/jasa disajikan dalam tabel berikut. 

Tabel 1 Cara Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan dengan Swakelola	Pengadaan yang dilaksanakan Penyedia Barang dan Jasa
	Br/Jasa Pemborongan	Jasa konsultasi
1. Swakelola oleh pengguna     barang/jasa 2. Swakelola oleh instansi     pemerintah lain 3.   Swakelola oleh kelompok        masyarakat/LSM 4.   Penerima Hibah	1.       Pelelangan umum 2.       Pelelangan terbatas 3.       Pemeilihan langsung 4.       Penunjukan langsung	1.   Seleksi umum 2.   Seleksi terbats 3.   Seleksi langsung 4.   Penunjukan langsung

       Sumber:  Perpres No 54/2010 (dalam Sugiama, 2013).

Jenis pengadaan berdasarkan tingkat risiko (Fleming, 2003:14 dalam Sugiama, 2019):

1.   Major (high risk) complexity procurement

2.   Minor (low risk) complexity procurement

3.   Routine buys of COSTS (Commercial Off-The Shelf) 

Jenis pengadaan khusus (Fleming, 2003:14-21 dalam Sugiama, 2019):

1.     Special procurements: done under corporate teaming arrangements

2.     Special procurements: to other segments of the project’s company, typically called interdivisional work.

III.    Siklus Pengadaan Aset

Siklus pengadaan aset secara lengkap disajikan dalam gambar berikut.

Gambar 3 Siklus Pengadaan Aset

(Sumber: Sugiama, 2014)

IV.     Prinsip Pengadaan Aset

     Menurut Sugiama (2013), guna menciptakan dan menjaga Good Governance an Clean  Government, proses pengadaan harus melaksanakan prinsip-prinsip :

1.   Akuntabilitas dan pengelolaan sumber daya secara efisien

2.   Mewujudkannya dengan tindakan dan peraturan yang baik dan tidak berpihak (independen)

3.   Menjamin terjadinya interaksi ekonomi dan social antara pihak terkait (stakeholders) secara :

a.    Adil

b.   Transparan

c.    Professional

d.   Akuntabel.

     Menurut Financce and Personnel UK dalam Sugiama (2019), prinsip-prinsip pengadaan meliputi:

1.     Accountability, dapat dipertanggung jawabkan terhadap seluruh kegiatan pengadaan.              Akuntabilitas harus dicerminkan dalam jumlah angka satuan keuangan (misal jumlah rupiah) atas seluruh risiko, biaya dan pengeluaran untuk pengadaan barang/jasa bersangkutan. Akuntabilitas adalah kemampuan memberi jawaban kepada siapapun termasuk kepada publik untuk mempertanggungjawabkan semua pengeluaran dalam sebuah pengadaan. Pengadaan yang akuntabel adalah yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan pada pemerintah, publik/masyarakat, dan pemeriksa (to be responsible for our actions and decisions);

2.     Competitive Supply: Pengadaan B/J publik harus dilaksanakan dengan memberikan                kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan;

3.     Consistency: semua penyedia B/J harus mampu mengimplementasikan semua aturan dan        kebijakan (konsisten) yang berlaku sejak awal hingga tuntasnya proses  penyediaan B/J tersebut;

4.     Effectiveness: Semua pengadaan B/J harus diarahkan untuk mencapai tujuan pemerintah,        publik, dan lingkungan sosial ekonomi masyarakat setempat. Setiap pengadaanB/J pemerintah harus sesuai dengan azas maksimal (pemanfaatan B/J yang tepat guna);

5.     Efficiency: artinya seluruh proses pengadaan mampu menggunakan berbagai sumber daya      yang serendah mungkin untuk mendapatkan B/J dalam kuantitas dan kualitas yang diharapkan, dan diperoleh dengan waktu yang tersedia;

6.     Fair-dealing: sikap adil dan tidak diskriminatif, pemberian perlakuan yang sama, termasuk    melindungi hak-hak  semua calon penyedia B/J yang berminat mengikuti proses penawaran bagi pengadaan B/J;

7.     Integration: Semua pengadaan B/J harus memiliki keterkaitan dan berada dalam garis          wewenang, tanggung jawab serta kebijakan (in line) antara pemerintah, pihak pemasok maupun pihak lain yang terkait dalam pengadaan tersebut;

8.     Integrity: Integritas setiap pelaksana dan semua pihak terkait harus menjadi dasar pengadaan B/J sehingga terhindar dari KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme);

9.     Informed decision-making: Setiap pengambilan keputusan dalam pengadaan B/J harus          didasari oleh data dan fakta yang akurat;

10.  Legality: Semua rangkaian kegiatan dalam pengadaan B/J harus dilandasi oleh aturan yang berlaku;

11.  Responsiveness: Setiap pejabat dalam pengadaan  B/J harus dapat menyerap aspirasi, harapan dan kebutuhan publik;

12.  Transparency:  Setiap pengadaan barang/jasa harus dilakukan secara terbuka dan selalu        memberikan kesempatan untuk diklarifikasi oleh pihak manapun (publik) yang memerlukannya.  

V.    Ruang Lingkup Pengadaan Aset

     Ruang lingkup pengadaan asset terbagi menjadi dua, ruang lingkup pengadaan secara umum dan secara khusus. Menurut Sugiama (dalam paparan materi Kuliah Pengantar Manajemen Aset, 2019), ruang lingkup manajemen pengadaan atau procurement management mencakup:

1.   Perencanaan pengadaan

2.   Pelaksanaan pengadaan

3.   Pengendalian pengadaan.

     Sedangkan cecara khusus berdasarkan aktivitasnya, pengadaan barang atau jasa itu meliputi rangkaian kegiatan utama

a.    perencanaan pembelian,

b.    analisis dan pemilihan standar kualitas barang/jasa,

c.    pengumpulan data dan informasi serta pemilihan pemasok,

d.    analisis nilai atau value analysis,

e.    pendanaan,

f.     negosiasi harga,

g.    menentukan dan memutuskan pilihan harga,

h.    melakukan pembelian,

i.     merancang dan melakukan kontrak pembelian,

j.     memperhitungkan pengendalian persediaan, dan

k.  mempertimbangkan hubungannya dengan kemungkinan

VI.  Pengadaan secara Elektronik

     Menurut Sugiama (2019) "pengadaan secara elektronik atau e-procurement adalah sebuah sistem pengadaan aset yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi dan transaksi secara elektronik melalui fasilitas internet dan perangkat jaringan sistem informasi". Secara umum pengadaan secara elektronik atau e-proc juga dapat didefiniskan "sebuah sistem pembelian atau penjualan barang/jasa antara perusahaan dengan perusahaan, antara perusahaan dengan konsumen, atau antara perusahaan dengan pemerintah yang menggunakan internet dan perangkat jaringan sistem informasi". Berdasarkan definisi itulah, istilah e-proc juga dapat disebut supplier exchange.

   E-procurement dapat dijalankan dengan mengaplikasikan perangkat lunak (software) manajemen pasokan (supplier management) yang rumit. Generasi baru dari e-procurement dikenal dengan sebutan on demand atau software-as-a-service (SaaS), yakini perangkat lunak yang  memfasilitasi kompleksitas mulai dari penawaran hingga menutup transaksi bersangkutan. Sebuah e-procurement dirancang untuk menjamin kelancaran proses penghantaran nilai dalam sebuah transaksi pengadaan, untuk itu sebuah e-procurement mencakup unsur:

            1.   manajemen indent (Indent Management)

            2.  pelelangan secara elektronik (eAuctioning)

            3.  manjemen penjual/vendor (vendor management)

            4. manajemen daftar spesifikasi barang, jenis barang dan harga bararang (Catalogue                                  Management)

            5. Manjemen kontrak (Contract Mangement)

     E-procurement tujuannya sama dengan pengadaan secara tradisional yakni meliputi

1.  pencarian dan pembelian barang/jasa yang tepat,

2.  membeli dari pemasok yang tepat,

3.  pembelian pada waktu yang tepat,

4.  tempat pembelian yang tepat, dan

5.  pengadaan dalam jumlah yang tepat

     Pada e-procurement seluruh proses transaksi dilaksanakan secara elektronik. Untuk itu, e-procurement terutama mencakup: Request for Information, Request for Proposal, Request for Quotation. Sebuah e-procurement di suatu organisasi yang berskala besar umumnya telah menggunakan sebuah portal pengadaan. Portal pengadaan adalah pintu gerbang system informasi elektronik yang disediakan sebagai fasilitas transaksi pengadaan barang/jasa serta seluruh informasi yang berhubungan serta diperlukan untuk pengadaan barang/jasa bersangkutan (Sugiama, 2013).

     Lebih lanjut, Sugiama menyebutkan e-procurement memiliki manfaat utama untuk 

           1.    efisiensi biaya, 

           2.    meningkatkan kecepatan dalam realisasi pengadaan,

          3.   menekan serendah mungkin dan menghilangkan terjadinya KKN (Korupsi, Kolusi dan             Nepotisme), 

           4.    khususnya bagi perusahaan, e-procurement dapat meningkatkan profit perusahaan tersebut

     Sebuah e-proc rungalingkupnya mencakup unsur:

           1.    Manajemen inden (Indent Management)

           2.    Pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik (eTendering)

           3.    Pelelangan secara elektronik (eAuctioning)

           4.    Manajemen penjual/vendor (Vendor Management)

           5.    Manajemen daftar spesifikasi barang, jenis barang, dan harga (e-Catalogue Management )

           6.    Manajemen Kontrak (Contract Management)

     Setiap e-proc harus dilengkapi oleh SPSE (sistem pengadaan secara elektronik), yakni sebuah aplikasi sistem informasi secara elektronik untuk pengadaan.  SPSE yang dirancang dalam sebuah  Antara e-proc beda definisi dengan e-tendering dan dengan e-purchasing. 

    E-tendering dimaksudkan hanya untuk proses tender saja, sedangkan e-purchassing untuk proses pembelian, dan ecatalog  merupakan pembelian melalui penyediaan katalog barang/jasa yang dapat kita beli, sedangkan e-proc lebih luas daripada kedua istilah tersebut. 

     Sebuah e-proc dapat mencakup e-purchasing, e-catalog, e-tendering. 

1.    E-tendering adalah rangkaian kegiatan pemilihan penyedia aset secara elektronik dengan          menggunakan sistem pengadaan secara elektronik yang mulai dari pengumuman lelang sampai dengan pengumuman penetapan pemenang untuk penyedia aset bersangkutan

2.    E-catalog adalah sebuah sistem pembelian aset melalui sistem katalog elektronik atau e-          catalog. Sebuah e-catalog dirancang oleh pihak yang petugas pegadaan untuk menampung pihak penyedia mengisi dalam daftar barang yang akan diajukan oleh penyedia bersangkutan

3.  E-purchasing dalam istilah sehari-hari dalam masyarakat lebih populer dengan istilah online shoping  atau pembelian secara online melalui internet.  Pada e-purchasing  biasanya tidak menggunakan jaminan penawaran.  Hal demikian sebagaimana biasanya dikenal dalam belanja secara online (Sugiama, 2019).